Pas assez de temps pour tout faire…

Vous manquez de temps ?
Vous n’arrivez pas à vous organiser ?

Il y a une chose sur laquelle nous sommes tous et toutes égaux, c’est le temps. Nous avons tous et toutes 24 H par jour.

Que nous soyons

• Hommes, femmes,
• Salariés, fonctionnaires ou chef d’entreprises,
• Sportif, homme d’église ou homme d’affaires…

Nous sommes tous égaux sur une chose :
Notre journée est constituée de 24 heures.

Alors,

• Pourquoi certains ont toujours du temps pendant que d’autres sont toujours “débordés” ?
• Pourquoi certains sont capables de cumuler plusieurs emplois ou activités dans une même journée, et d’autres ont du mal à en accomplir une seule comme il se doit ? Correctement ?
• Pourquoi certains sont capables de gérer plusieurs rendez-vous dans une même journée ? Alors que d’autres ont dû mal à en planifier un seul ?
• Pourquoi certaines femmes ont plusieurs enfants, une activité professionnelle, des tâches personnelles à la maison, et arrivent encore à faire du sport ou pratiquer un hobby et d’autres en sont incapables ?
• Pourquoi certains responsables ont un bureau bien ranger, toujours en ordre et d’autres ont un vrai “foutoir” ?

Plusieurs raisons peuvent être la cause de ce manque de temps

1. Utilisez-vous un agenda ? Notez-vous, planifiez-vous toutes vos tâches ?
2. Fonctionnez-vous avec des habitudes ?
3. Avez-vous bien défini vos priorités ?
4. Savez-vous cloisonner dans votre cerveau vos différentes actions, activités ?
5. Êtes-vous stressé(e) ?
6. Avez-vous peur de vous fixer des objectifs et de ne pas les atteindre ?
7. Manquez-vous de confiance en vous ?
8. Aimez-vous, êtes-vous passionné(e) par vos activités ? Votre profession ? Par votre vie ?

Vous voyez et vous pouvez constater qu’une multitude de raisons peuvent être la cause de votre manque de temps, de votre problème d’organisation. Et il peut y en avoir bien d’autres plus personnelles.
Nous ne pourrons donc pas aborder aujourd’hui toutes ces causes. C’est pour cela que je vais traiter ce sujet sur plusieurs articles. Aujourd’hui je vais traiter les 3 premiers points, nous aborderons les suivants lors du prochain article.

1. Utilisez-vous un agenda ?

C’est l’outil, le support indispensable pour être bien organisé.
Il peut être en papier ou électronique, peu importe, mais il vous faut un agenda. Si vous pensez que vous pouvez vous en passer parce que “vous retenez tout dans votre tête”,  vous faites fausse route. Vous réduisez déjà votre espace temps disponible de chaque journée.

Un agenda vous permettra de :

• planifier vos rendez-vous, vos activités professionnelles et personnelles, les activités de vos enfants.
• Clarifier les espaces temps restant disponibles après avoir planifié vos priorités.
• Vous soulager l’esprit.
  Quand c’est noté vous n’avez plus à y penser, à réfléchir à votre organisation puisque vous l’avez fait au moment de le noter, de le planifier. Il vous restera juste à consulter votre agenda chaque matin.
• Ne pas avoir à penser qu’il faut penser à…
• Caler vos rendez-vous prioritaires, stratégiques, importants, qu’ils soient professionnels ou personnels. Il ne vous restera plus qu’à vous organiser autour de ces rendez-vous.
• Vous endormir le soir serein, sans stress, car vous savez que tout ce que vous avez fait dans votre journée était noté et planifié. Vous savez que vous n’avez rien oublié, et vous savez aussi que votre journée du lendemain est également organisée parce que vous notez chaque chose, chaque événement, chaque appel téléphonique importants à passer.

Et cela vous permettra, en plus, de laisser une bonne image à vos interlocuteurs, à vos clients, supérieurs hiérarchiques ou bien aux personnes que constituent vos équipes.
Cette rigueur organisationnelle augmentera votre crédibilité, votre influence, donnera du poids à vos consignes, à vos propos.
Les personnes, avec qui vous travaillerez, vous respecteront car ces dernières s’apercevront, par votre façon de fonctionner, que vous les respectez aussi, que vous respectez et notez les propos qu’ils vous tiennent, les remarques qu’ils vous confient et que vous respectez leur propre temps.
Est-ce un moyen d’augmenter votre confiance en vous ? Bien sûr que oui !!!

Astuce :

Pour votre information, et si comme moi vous avez plusieurs entreprises (ou plusieurs activités), je vous conseille en plus de l’agenda un bloc-notes.

Pourquoi ?

Mon agenda me permet de noter mes divers rendez-vous et principales notes ou actions.
Mon bloc-notes me permet d’avoir une colonne par entreprise et de noter, par entreprise, chaque chose à faire.
Commande fournisseurs, appels téléphoniques, actions importantes à faire au bureau (ce qui me fait gagner du temps quand j’arrive au bureau car je n’ai plus qu’à suivre mes listes).
J’ai toujours avec moi mon téléphone (avec l’agenda électronique) et mon bloc-notes. Cela me permet de marquer instantanément chaque tâche qui me vient à l’esprit, et donc, de me libérer ce dernier.

2. Fonctionnez-vous avec des habitudes ?

Savez-vous toujours :

• à quel endroit sont rangées vos clés, votre téléphone ?
• à quel endroit, dans quel classeur sont rangés vos dossiers, vos factures, bons de commande… ?
• où sont notés vos rendez-vous, les tâches multiples à faire lors de vos journées ?
• à quel endroit sont rangés vos outils, où est rangé chaque outil, votre mètre si vous êtes menuisier ?
• à quel endroit sont rangés votre carte bleu, vos chéquiers… ?

Parce que tout ce que vous faites, dans la journée, de manière automatique, “machinalement“, “par habitude“, sont des choses auxquelles vous n’avez plus à penser.

Ces choses sont devenues des automatismes, des habitudes…

Et :

• Ces habitudes vous font gagner un temps énorme chaque jour.
• Ces habitudes vous libèrent l’esprit pour penser à des choses plus essentielles, à des choses beaucoup plus importantes.
• Ces habitudes vous permettent de vous libérer du temps pour, par exemple, passer plus de temps avec les gens que vous aimez.

Vous avez deux possibilités :

• soit investir du temps.
• soit dépenser du temps.
  Si vous dépensez du temps à chercher à longueur de journée vos clés, votre téléphone… C’est du temps que vous n’investissez pas pour des choses plus importantes, comme du temps avec vos enfants, avec votre conjoint, du temps avec vous-même, du temps pour vous !!!

Ce temps perdu, dépensé, ce manque d’organisation a des conséquences catastrophiques pour vous :

• Temps perdu ? Le temps perdu ne se rattrape jamais.
• Énervement ? Cela vous met dans une très mauvaise émotion.
• Le stress ? Même chose.
• La peur d’arriver en retard ? Encore une très mauvaise émotion.
• La perte de concentration sur les choses essentielles….

Ce non-fonctionnement par habitudes a et aura des conséquences que vous ne pouvez même pas imaginer sur votre temps, sur votre organisation, mais aussi sur votre bien-être.

3. Les priorités

Quelles sont vos priorités ?

• Vous, vos enfants et votre conjoint. Votre famille et les gens que vous aimez ?
• Votre téléphone portable ou votre ordinateur ? La télévision ?
• Les jeux sur internet ou les réseaux sociaux ?
• Votre bien-être et votre développement personnel ?
• Votre compte en banque ? Votre argent ?
• Toutes actions vous permettant la réalisation de vos rêves ?

Quelles sont vos priorités ?
Les avez-vous lister ?
Qu’allez-vous faire passer en premier dans la planification de vos journées ? Si, bien sûr, vous les planifiez…

Exemple d’un manque d’organisation :

Quand je travaille avec certaines personnes et que nous devons planifier un rendez-vous, elles me répondent :

“Comment tu veux que je sache si je suis libre dans 15 jours ? Peut-être que j’aurai quelque chose ou pas ? Je ne sais pas !”
Alors, et à cause de cela, elle n’ose pas planifier au cas où il y aurait quelque chose. Elles n’ont aucune priorité, elles n’ont pas appris à planifier et donc elles n’organisent rien au cas où.

N’ayant pas l’habitude de planifier,

• elles ne savent pas qu’un rendez-vous peut toujours se décaler.
• elles ne savent pas organiser une journée autour d’un rendez-vous.

Il est indispensable que vous listiez précisément vos priorités, que vous sachiez précisément ce qui est le plus important dans votre vie, pour planifier correctement vos journées, votre temps…

Je suis quelqu’un de très occupé par toutes mes activités, je planifie donc chaque journée, et j’ai parfois des rendez-vous fixés sur un délai de 6 mois.
Pourtant je peux vous promettre une chose :
Si je recevais un appel téléphonique m’annonçant qu’il est arrivé quelque chose de grave à mon fils, ma conjointe ou mes parents et que, par conséquent, je doive m’absenter ou être disponible et à leur chevet pendant une semaine, j’annulerais tous mes rendez-vous, quelle qu’en soit l’importance, car ces êtres comptent plus que tout pour moi, ils sont ma priorité.

 

Vous, et pour résumé ces 3 premiers points :

• Vous devez avoir vos priorités.
• Vous devez savoir exactement et précisément ce qui compte le plus pour vous et à vos yeux.
• Vous devez organiser vos journées en conséquence de ces deux premiers points.
• Vous devez savoir qu’un rendez-vous peut toujours se décaler, se reporter.
• Vous devez acquérir et développer des habitudes pour les choses insignifiantes (clés, téléphone, carte bleu…), tout cela pour ne plus dépenser, gaspiller de temps pour des choses qui n’ont pas lieu d’être.
• Vous devez avoir un agenda.
• Vous devez avoir un agenda et un bloc-notes si vous avez plusieurs activités, pour garder le contrôle de vos journées, de votre vie.

Car vous devez rester le maître du temps,
le maître de vos minutes, de vos heures,
de vos journées.
Le maître de votre vie…

À la semaine prochaine…